Keusoten suunterveydenhuolto luottaa Delfoi Planner Sote -ratkaisuun resurssisuunnittelussa
Keusote vastaa noin 200 000 asukkaan suunterveydenhuollosta osana hyvinvointialueen toimintaa. Hoitoa toteutetaan alueen 12 hoitolassa, joissa vastaanottotiloja on yhteensä 117. Tilojen lisäksi 400 työntekijän työvuorot ja tehtävät suunnitellaan Delfoi Planner Sote -ohjelmistolla. Kävimme yhdessä vastaavan suuhygienistin Anne Niskalan ja Suun hoitotyön esihenkilön Helena Laakson kanssa läpi Delfoi Planner Sote -ratkaisun käyttöä ja hyötyjä.
”Delfoi Planner Sote on päivittäin käytössämme
suunterveydenhoidossa vastaanottotilojen, työntekijöiden sijoitusten ja työparien suunnittelussa, vapaiden tilojen hallinnoinnissa, lomien ja työvuorojen suunnittelussa sekä työaikojen tasaamisessa. Delfoi Planner Sote tukee työntekijöiden ja työhuoneiden tehokasta käyttöä arjen työssä.”, kertoo vastaava suuhygienisti Anne Niskala.
Vähentyneitä suunnitteluvirheitä
Ilman Delfoi Planner Sote -ratkaisua resurssien järkevä suunnittelu ja ohjaus on työlästä.
Delfoi Planner Sote -ohjelmiston käyttö on vähentänyt excel-suunnittelulle tyypillisiä suunnitteluvirheitä tuomalla koko Keusoten STH:n reaaliaikaisen suunnittelutiedon yhteen paikkaan kaikkien suunnittelijoiden ja esihenkilöiden saataville.
Aiemmin suunnittelussa saatettiin työntekijä suunnitella kahteen eri hoitohuoneeseen tai työtehtävään samaan aikaan, suunniteltu työaika oli joko liian pitkä tai liian lyhyt. Suunnittelu vei enemmän aikaa ja aiempia suunnitelmia oli vaikeampi hyödyntää lukuisien tapahtuneiden muutosten vuoksi.
Nyt ohjelmisto vähentää päällekkäisien työtehtävien suunnittelun vahingossa ja varmistaa, että kaikissa työtehtävissä on oikea tila ja oikeanlainen työpari. Ohjelmistosta näkee myös yhdestä näkymästä vapaat hoitohuoneet ja tilojen varaustilanteen yli hoitolarajojen. Työntekijät voivat myös itse tehdä varauksia tarvittaessa.
”Delfoin kanssa kommunikointi ja yhteydenpito on ollut vaivatonta ja tunnemme tulevamme kuulluksi.”
Mikä tekee Delfoista hyvän kumppanin?
Yhteistyö Delfoin kanssa käyttöönottoprojektissa sujui todella hyvin.
”Pääsimme itse asiassa heti alkuvaiheessa ennen ohjelmiston käyttöönottoa mukaan suunnittelemaan ja kehittämään ohjelmistoa meidän tarpeisiimme sopivaksi.”, kertoo vastaava suuhygienisti Anne Niskala.
Yhteistyöpalavereja pidettiin useita ennen varsinaista käyttöönottoa. Projektin päätyttyä kehitysehdotuksemme otetaan edelleen hyvin vastaan ja ongelmatilanteisiin reagoidaan nopeasti. Delfoin kanssa kommunikointi ja yhteydenpito on ollut vaivatonta ja tunnemme tulevamme kuulluksi. Tämä tekee Delfoista mielestäni hyvän kumppanin.
Tehokkaampaa yksikköjen hallintaa ja työvuorosuunnittelua
Delfoi Planner Sote auttaa hallinnoimaan maantieteellisesti eri paikoissa sijaitsevia yksiköitä helposti. Ajantasainen tieto kaikkien työntekijöiden työajoista ja sijoituksista auttaa muun muassa äkillisissä poissaoloissa tekemään päätöksen sijaisjärjestelyistä. Ratkaisu voi olla esimerkiksi ”ekstrahoitajana” työskentelevän hammashoitajan lainaaminen toisesta yksiköstä hammaslääkärin työpariksi.
Ratkaisu hyödyttää myös esihenkilöitä. Vaikka he eivät vastaa suunnittelusta, on ohjelmiston kautta vaivatonta seurata työntekijöiden sijoituksia ja ottaa kantaa esimerkiksi poissaolotoiveisiin. Koska Delfoi Planner Sote -ohjelmistolla suunnittelua tehdään jopa kuukausia eteenpäin, ja työntekijöiden käytettävyys on myös pidemmälle tiedossa, on loma- ja poissaolosuunnittelu aiempaa helpompaa esihenkilöiden näkökulmasta.
Ohjelmisto on tuonut myös mahdollisuuden työntekijöille seurata omia työvuoroja Delfoi Planner Sote -mobiilin kautta sekä esittää mahdollisia työvuorotoiveita, joita suunnittelijat voivat ottaa huomioon työvuorosuunnittelussa.
Delfoi Planner Sote -ohjelmistossa suunniteltujen työvuorojen vieminen Titaniaan integraation avulla on helppoa ja tukee yksiköiden työvuorosuunnittelua.
Mitä hyötyjä Delfoi Planner Sote on meille tuonut?
Vuorosuunnitteluun käytettävä aika on vähentynyt
Liian lyhyiden ja liian pitkien työvuorojen suunnittelu on vähentynyt
Työparisijoittelu on onnistuneempaa
Suunnitelmien seuranta on helpottunut
Suunnittelu ja resursointi on tehostunut
Tilojen käyttö on tehokkaampaa
”Mikäli tiloja voidaan käyttää mahdollisimman tehokkaasti, voidaan saada säästöä tilavuokrissa, jos huoneita tarvitaan vähemmän kuin aiemmin. Tämä on kuitenkin palveluverkkosuunnittelussa huomioitava ja tämän tulokset nähdään tulevaisuudessa.”, kertoo Suun hoitotyön esihenkilö Helena Laakso.
"Delfoi Planner Sote tukee työntekijöiden ja työhuoneiden tehokasta käyttöä arjen työssä.”
– Anne Niskala, vastaava suuhygienisti, Keusote