Työvuorosuunnittelu on keskeinen osa terveydenhuollon toimintaa, sillä se vaikuttaa suoraan potilasturvallisuuteen, henkilöstön hyvinvointiin ja kustannustehokkuuteen. Hyvin suunnitellut työvuorot varmistavat, että oikea määrä henkilökuntaa on paikalla oikeaan aikaan. Tämä parantaa hoidon laatua ja vähentää virheitä. Lisäksi tehokas työvuorosuunnittelu auttaa vähentämään henkilöstön kuormitusta ja parantaa työtyytyväisyyttä, mikä puolestaan tukee terveydenhuollon organisaatioiden kilpailukykyä ja kannattavuutta. Työvuorosuunnittelu ei kuitenkaan ole irrallaan muusta resurssisuunnittelusta vaan kiinteä osa palvelutuotannonsuunnittelun kokonaisuutta!
Palvelutuotannonsuunnittelu, työvuorosuunnittelu ja potilasturvallisuus
Potilasturvallisuus on terveydenhuollon ensisijainen tavoite ja työvuorosuunnittelu on keskeinen tekijä tämän tavoitteen saavuttamisessa. Kun työvuorot on suunniteltu huolellisesti, varmistetaan, että jokaisella osastolla on palvelutarpeen näkökulmasta riittävästi osaavaa henkilökuntaa. Tämä vähentää hoitovirheiden riskiä ja parantaa potilaiden saaman hoidon laatua.
Työvuorosuunnittelun avulla voidaan siis varmistaa, että henkilöstö on myös asianmukaisesti koulutettua ja kokenutta jokaisella ajanhetkellä. Osaavan henkilöstön merkitys korostuu erikoistuneilla osastoilla, kuten tehohoidossa tai leikkaussaleissa, joissa oikea osaaminen on edellytys turvalliselle hoidolle .
Hyvin suunnitellut työvuorot eivät kuitenkaan riitä turvaamaan henkilöstön oikeaa määrää ja osaamista. 3-6 viikon aikajänteellä suunnitellut työvuorot eivät mahdollista ennakoivaa henkilöstön suunnittelua ja palvelutarpeen mukaista resursointia. Lyhyen aikavälin työvuorosuunnittelu on enemmänkin resurssilähtöistä reagointia palvelutarpeeseen.
Lisäksi pitkän aikavälin tarpeen, henkilöstön ja muut resurssit yhdistävä palvelutuotannonsuunnittelu auttaa vähentämään henkilöstön stressiä ja kuormittumista, mikä on tärkeää potilasturvallisuuden kannalta. Palvelutarpeen mukainen resursointi pelkkien työvuorojen suunnittelun sijaan vähentää ruuhkahuippuja, varmistaa oikeanlaiset ja riittävät resurssit arjessa sekä auttaa henkilöstöä siirtymään reagoinnista ennakointiin.
Mitkä ovat työvuorosuunnittelun haasteet terveydenhuollossa?
Työvuorosuunnittelu terveydenhuollossa on monimutkainen tehtävä, joka kohtaa useita haasteita. Yksi suurimmista haasteista on työvuorojen suunnittelu ammattiryhmäkohtaisissa siiloissa. Yksikön toiminnallisen kokonaisuuden osat jäävät tällöin huomioimatta riittävästi, synergia hyödyntämättä ja toiminta saattaa muuttua tehottomaksi esimerkiksi työparityöskentelyä vaativien työtehtävien näkökulmasta.
Työvuorosuunnittelu on myös resurssilähtöistä. Työvuorot suunnitellaan yksikön listoilla oleville henkilöille mahdollisesti aiempaa kysyntää tarkastellen, mutta arvio tulevaisuuden palvelutarpeesta ei välttämättä ohjaa työvuorojen suunnittelua.
Kolmas haaste on ennakoimattomat tilanteet, kuten äkilliset potilasmäärän muutokset tai henkilöstön sairastumiset vaativat nopeita muutoksia työvuoroihin. Koko organisaation resurssit ja osaamiset kattava palvelutuotannonsuunnittelu tuo äkillisiin tilanteisiin joustavuutta ja reagointikykyä pienemmissä kokonaisuuksissa tehtävää työvuorosuunnittelua enemmän.
Lisäksi työvuorosuunnittelussa on otettava huomioon työntekijöiden erilaiset tarpeet ja toiveet, kuten perhetilanteet, koulutusvaatimukset ja henkilökohtaiset mieltymykset. Tämä voi tehdä suunnittelusta haastavaa, mutta se on välttämätöntä henkilöstön tyytyväisyyden ja sitoutumisen varmistamiseksi. Kuukausien päähän ulottuvalla palvelutuotannonsuunnittelulla voidaan näitä toiveita yhteensovittaa ja ennakoida paremmin kuin lyhyen tähtäimen työvuorosuunnittelulla.
Delfoi Planner käytännössä
Delfoi Planner Soten avulla terveydenhuollon yksiköt ovat saavuttaneet merkittäviä konkreettisia hyötyjä. Esimerkiksi eräs sairaala vähensi ylityötuntejaan jopa 30 %:lla optimoimalla henkilöstön resursoinnin ja työvuorosuunnittelun ohjelmiston avulla. Tämä ei ainoastaan alentanut kustannuksia, vaan myös paransi henkilöstön työtyytyväisyyttä, kun työntekijät kokivat työvuorojen olevan oikeudenmukaisempia ja paremmin omiin tarpeisiinsa sopivia.
Toisessa yksikössä Delfoi Planner on lisännyt potilasturvallisuutta selvästi, kun henkilökunnan oikea osaaminen on kohdennettu tarkasti potilastarpeiden mukaisesti. Ohjelmiston reaaliaikainen näkyvyys ja ennakoiva suunnittelu ovat mahdollistaneet nopeamman reagoinnin muuttuviin tilanteisiin, mikä vähensi hoitovirheitä ja paransi potilaiden hoitokokemusta.
Lisäksi Delfoi Planneria käyttävät yksiköt ovat raportoineet parantuneesta työilmapiiristä ja vähentyneestä stressistä henkilöstön keskuudessa, sillä ohjelmisto ottaa huomioon henkilöstön yksilölliset tarpeet ja mahdollistaa työntekijöille paremman hallinnan oman työaikansa suhteen. Näiden konkreettisten tulosten ansiosta Delfoi Planner on osoittautunut korvaamattomaksi työkaluksi tehokkaassa ja turvallisessa terveydenhuollon palvelutuotannossa.
Palvelutuotannonsuunnittelu, työvuorosuunnittelu ja kustannustehokkuus
Kustannustehokkuus on tärkeä tavoite terveydenhuollossa, ja työvuorosuunnittelu osana palvelutuotannonsuunnittelua voi merkittävästi vaikuttaa siihen. Työvuorojen suunnittelu osana palvelutuotannonsuunnittelun kokonaisuutta varmistaa, että resurssit käytetään tehokkaasti.
Kun henkilöstön käytettävyys suunnitellaan kuukausien päähän palvelutarpeeseen perustuen voidaan vähentää ylitöiden ja sijaiskustannusten tarvetta. Kun henkilöstön käytettävyys pitkällä aikavälillä ja lyhyemmän aikavälin työvuorot on optimoitu, osaavaa henkilöstöä on palvelutarpeeseen nähden riittävästi paikalla ilman, että tarvitaan ylimääräisiä resursseja.
Onnistunut työvuorosuunnittelu osana reaaliaikaista, läpinäkyvää ja palvelutarpeeseen perustuvaa palvelutuotannonsuunnittelua parantaa henkilöstö- ja potilastyytyväisyyttä ja hoidon laatua, mikä johtaa parempiin toiminnan tehostumiseen kestävällä tavalla.
Delfoi Plannerin keskeiset ominaisuudet ja hyödyt käytännössä
Delfoi Planner tarjoaa terveydenhuollon työvuorosuunnitteluun useita keskeisiä ominaisuuksia, jotka helpottavat suunnittelua ja lisäävät tehokkuutta:
- Automaattinen työvuorojen optimointi: Järjestelmä optimoi työvuorot automaattisesti ottaen huomioon henkilöstön osaamisen, käytettävyyden ja palvelutarpeet. Tämä vähentää manuaalista työtä ja virheitä sekä parantaa resurssien kohdentamista.
- Mobiiliyhteensopivuus: Henkilöstö voi tarkastella ja hallita työvuorojaan missä ja milloin tahansa mobiililaitteilla, mikä lisää joustavuutta ja parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä.
- Reaaliaikainen seuranta: Järjestelmä tarjoaa reaaliaikaisen näkymän henkilöstötilanteeseen ja työvuoroihin, jolloin muutoksiin voidaan reagoida nopeasti ja tehokkaasti, parantaen potilasturvallisuutta ja palvelun laatua.
- Työvuoropohjat: Delfoi Planner mahdollistaa valmiiden työvuoropohjien käytön, mikä nopeuttaa suunnittelua ja varmistaa, että työvuorot ovat aina yhdenmukaisia ja tarpeiden mukaisia.
Näiden ominaisuuksien ansiosta Delfoi Planner tehostaa työvuorosuunnittelua, vähentää kustannuksia ja parantaa henkilöstön työtyytyväisyyttä ja potilasturvallisuutta terveydenhuollossa. Lue lisää aiheesta täältä.
