Monessa suomalaisessa teollisuusyrityksessä tuotannonsuunnittelun arki pyörii edelleen Excelissä, eri järjestelmien raporteissa ja suunnittelijan omassa päässä. Kun tilauskanta elää, materiaalit eivät tule ajallaan tai koneelle tulee yllättävä vika, suunnittelijan on yhdisteltävä tietoa useasta lähteestä ja toivottava, että kaikki kriittinen tulee huomioitua.
Visuaalinen tuotannonsuunnittelu muuttaa tämän asetelman. Sen sijaan, että suunnittelija kokoaa palapeliä taulukoista, hän näkee työnkulun, kapasiteetin ja prioriteetit yhdellä näkymällä ja pystyy reagoimaan muutoksiin hallitusti. Suunnitelma ei enää ole piilossa tiedostoissa ja yksittäisten ihmisten mielessä, vaan siitä tulee yhteinen näkymä, jota voidaan tarkastella ja kehittää yhdessä.
Miltä hyvä visuaalinen näkymä näyttää
Hyvä visuaalinen näkymä ei ole vain näyttävä käyttöliittymä. Sen tärkein tehtävä on tukea suunnittelijan ajattelua. Työt ja tilaukset näkyvät ajassa, eivät pelkkinä riveinä. Suunniteltu ja toteutunut tuotanto on helppo erottaa toisistaan, ja kapasiteettia voidaan tarkastella sekä linja- että resurssitasolla. Kun prioriteetteja täytyy muuttaa, suunnittelija voi tehdä sen muutamalla vedolla ilman, että koko suunnitelma hajoaa.
Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi Gantt-tyyppistä aikajanaa, jossa työt kulkevat selkeästi eteenpäin ja niitä voidaan siirtää drag-and drop -toiminnolla. Jokaisen muutoksen vaikutus näkyy kapasiteettikäyrissä ja toimituspäivissä. Kun suunnittelija näkee yhdellä silmäyksellä, missä kuorma kasautuu ja mihin jää vapaita resursseja, päätöksenteko helpottuu. Jokaisen tilanteen ratkaiseminen ei enää vaadi kiireisiä puheluita työnjohdon, myynnin tai tuotannon kanssa, vaan asioita voidaan käsitellä harkitummin yhteisen näkymän äärellä.
Muutos suunnittelijan roolissa
Visuaalinen suunnittelu ei ole vain uusi työkalu, vaan se muuttaa myös suunnittelijan roolia. Kun iso osa ajasta ei enää kulu tiedon keräämiseen ja manuaaliseen päivittämiseen, energiaa vapautuu itse päätöksiin ja kehittämiseen. Suunnittelija voi keskittyä kysymyksiin, joilla on oikeasti merkitystä: mitä kannattaa priorisoida, mihin kapasiteettia kannattaa siirtää ja miten asiakkaiden lupaukset pidetään.
Tyypillinen päivä voi alkaa sillä, että suunnittelija avaa näkymän, josta näkee kerralla tämän ja ensi viikon kuormituksen. Mahdolliset materiaalipuutteet, asiakkaan tekemät muutokset ja edellispäivän viivästykset näkyvät selkeinä merkintöinä. Sen sijaan, että päivä alkaisi manuaalisella datan siivoamisella, suunnittelija voi heti tehdä muutaman harkitun muutoksen: siirtää työtä toiselle koneelle, vaihtaa prioriteettia tai sovittaa kiireellisen lisätilauksen osaksi olemassa olevaa suunnitelmaa.
Kun tilanne muuttuu kesken päivän, suunnitelmaa ei tarvitse rakentaa alusta, vaan sitä voidaan päivittää hallitusti. Visuaalinen näkymä auttaa näkemään, mitä muutoksen hyväksyminen tarkoittaa muille tilauksille ja millaisilla kompromisseilla voidaan elää. Tieto ei ole vain suunnittelijan päässä, vaan sama tilannekuva on jaettavissa työnjohdolle, myynnille ja johdolle.
Yhteinen tilannekuva koko organisaatiolle
Usein visuaalinen suunnittelu hankitaan aluksi helpottamaan suunnittelijan työtä. Suurin hyöty syntyy kuitenkin vasta, kun näkymä jaetaan laajemmin. Työnjohto näkee konkreettisesti, mitä on tarkoitus tehdä minäkin päivänä. Myynti ymmärtää, mihin toimituslupaukset perustuvat ja osaa luvata realistisia aikatauluja. Johto saa aiempaa selkeämmän kuvan kapasiteetin käytöstä ja pullonkauloista.
Kun kaikki katsovat samaa suunnitelmaa, keskustelu muuttuu. Sen sijaan, että väitellään siitä, kuka muistaa oikein, voidaan pohtia, mitä halutaan priorisoida ja millä reunaehdoilla. Suunnitelmasta tulee yhteinen työkalu, ei vain suunnittelijan henkilökohtainen apuväline.
Mistä liikkeelle, jos Excel on edelleen arkea
Visuaaliseen suunnitteluun siirtyminen ei tarkoita sitä, että koko tuotannonsuunnittelun toimintamalli pitäisi mullistaa kerralla. Alussa tavoitteena voi olla yksinkertaisesti se, että tilauskanta ja tuotannon kuormitus saadaan samaan näkymään ja että suunnitelma on realistinen kapasiteettiin nähden.
Kun ensimmäiset hyödyt näkyvät, esimerkiksi kuormituksen tasaantumisena, lyhyempinä läpimenoaikoina tai vähempinä viime hetken muutoksina, mallia voidaan laajentaa ja automatisoida vaiheittain. APS-ratkaisu integroituna ERP-järjestelmään tuo siihen visuaalisen, kapasiteetin huomioivan suunnittelukyvyn. APS järjestelmän käyttöönotto ei tarkoita ERP:n korvaamista, vaan sen vahvistamista.
Jos mietitte, miltä visuaalinen tuotannonsuunnittelu voisi teillä näyttää käytännössä, hyvä alku on yksinkertainen demo tai rajattu pilotti. Esimerkiksi Delfoi Planner -ratkaisulla voidaan nopeasti rakentaa näkymä, joka näyttää juuri teidän tuotantonne kannalta olennaisimmat asiat ja auttaa arvioimaan, mitä hyötyjä siirtyminen visuaaliseen suunnitteluun voisi tuoda.
