Tänä vuonna olemme hyödyntäneet kesälomakauden markkinakartoituksen tekemiseen. Markkinakartoituksen tavoitteena oli entistä syvempi asiakastarpeiden ja -odotusten ymmärtäminen.
Osana markkinakartoitusta haastattelimme eri hyvinvointialueiden resurssisuunnittelijoita heidän kohtaamistaan ongelmista suunnittelutyössä ja heidän tarpeistaan näiden ongelmien ratkaisemiseksi. Osa suunnittelijoista käyttää Delfoi Planner Sote -ratkaisua suunnittelussa, kun taas osa tekee suunnittelua ilman järjestelmää. Haastatteluissa näiden ryhmien välillä havaittiin selkeitä eroja, joita olemme myös työssämme kohdanneet.
- Suunnittelutyön isoimmat ongelmat eivät ole muuttuneet
Vaikka digitalisaatio on lisääntynyt sote:ssa, resurssisuunnittelua tehdään edelleen paperille tai Exceliin, mikä vaikeuttaa suunnitelman jakamista suunnittelijoiden kesken ja suunnitelman pitämistä ajantasaisena. Resurssien yhteensovittamiseen tarvittavia tietoja, kuten työvuoroja, poissaoloja, yksikkösijoituksia ja tilavarauksia, hallinnoidaan eri paikoissa, jolloin tietoja joutuu keräämään monivaiheisesti eri lähteistä ja viemään useaan eri ohjelmaan. Kaikkea tietoa ei edes ole yhteisesti saatavilla, vaan osa suunnittelusta tapahtuu hiljaisen tiedon varassa. Excelillä tapahtuva suunnittelu ei tarjoa näkyvyyttä henkilöstön käytettävyyteen, tilojen saatavuuteen ja tehokkaaseen käyttöön, eikä auta ennakoimaan organisaation resurssitarpeita.
Edellä kuvatut ongelmat ovat meille tuttu kuvaus todellisuudesta, jossa resurssisuunnittelua monesti tehdään. Delfoi Planner Sote -ratkaisua käyttävillä näitä ongelmia esiintyy vain vähäisesti tai ei lainkaan.
Mitä tapahtuu, jos ongelmia ei ratkaista? Vastaajien mukaan ongelmat on vain jotenkin ratkaistava, sillä muuten ammattilaiset eivät voi tehdä työtään. Nykyinen tapa suunnitella on kuormittava ja lisää virheen mahdollisuuksia.
- Delfoi Planner Sote -ratkaisun perusidea on edelleen tarpeellinen ja ajankohtainen
Suunnittelun ihannetilannetta kuvailtiin haastatteluissa vähemmän manuaaliseksi, paremmin työaikaa säästäväksi ja yhteisölliseksi. Suunnittelua tukeva teknologia nähtiin siinä avainasemassa. Työvaiheita pitää pystyä vähentämään ja automatiikkaa lisäämään. Liikkuvien osien yhteensovittaminen tulee olla nopeaa ja helppoa, kun tarvittavat resurssitiedot tuodaan yhteen ohjelmaan integraatioilla ja yhdestä näkymästä pystyy tarkastelemaan useamman yksikön kokonaiskuvaa. Tiedon on myös oltava reaaliaikaista. Ihannetilassa vastaanottohuoneet riittävät asiakastyön tekemiseen ja tilat ovat tehokkaassa käytössä. Työntekijät halutaan myös osallistaa suunnitteluun yhteisöllisen suunnittelun, oman käyttöliittymän ja toiveiden esittämisen keinoin. Vertaamalla kuvauksia ongelmista ja ihannetilasta Delfoi Planner Sote -ratkaisun ominaisuuksiin ja käyttäjien hyvinä kokemiin puoliin, saimme vahvistusta siitä, että ratkaisu edelleen vastaa ajankohtaisiin resurssisuunnittelun tarpeisiin.
Delfoi Planner Sote -ratkaisussa kaikki suunnittelutiedot käsitellään yhdessä paikassa ja työntekijät on helppo osallistaa suunnitteluun. Eräs Delfoi Planner Sote -ratkaisua käyttävä suunnittelija koki, että nyt ollaan suunnittelussa lähellä ihannetilaa.
- Suunnittelijoiden työn tueksi tarvitaan monitasoista ymmärrystä
Organisaatioissa ei aina ymmärretä, mitä kaikkea suunnittelu vaatii, kuinka paljon siihen kuluu aikaa ja kuinka paljon sujuva suunnittelutyö helpottaa kaikkien työtä ja säästää euroja. Suunnittelutyö ei ole sivubisnes, vaan se vaatii aikaa ja osaamista. Suunnittelutyön kokonaisuuden tulee ohjata myös teknologian hankintapäätöksiä organisaatiossa. Haastatteluissa työntekijöiltä toivottiin ymmärrystä ja sitoutumista toimintatapojen muutoksiin ihannetilan saavuttamiseksi. Myös meidän kokemuksemme mukaan juuri nämä asiat ovat keskeisiä ja jopa välttämättömiä oikeanlaisen ratkaisun saavuttamiseksi.
Resurssisuunnittelun kokonaisuuden ymmärtäminen on yksi avaintekijä ihannetilan saavuttamisessa.
Lopuksi haluamme kiittää kaikkia haastatteluun osallistuneita. On ilo huomata, miten aihe innosti suunnittelijoita jakamaan näkemyksiään ja antamaan konkreettisia ehdotuksia myös resurssisuunnittelua tukevien ohjelmistojen kehitykseen.
Norma Jäntti
Junior-konsultti
Delfoi Oy
