Verkoston kehittäminen ja analysointi

Toiminnan kehittämisen ja pitkän aikavälin suunnittelun yksi tärkeimmistä kysymyksistä on organisaation toimipisteverkosto.

Toimipisteverkostoa ja toimitusketjua koskevat strategiset päätöksentekotilanteet ovat vaativia, koska päätöksillä on pitkäkestoisia ja moniulotteisia vaikutuksia yrityksen sisäiseen toimintaan sekä kykyyn luoda loppuasiakkaille arvoa. Verkostoa koskevissa päätöksissä tulee aina huomioida arvoketjun eri vaiheet ja niissä vaikuttavat kustannus- ja palvelukykytekijät. Delfoin kokemus toiminnan analysoinnista ja kehittämisestä kattaa myös toimipisteverkostojen sekä toimitusketjujen analysoinnin ja mallintamisen.

Analyysin tavoitteena on tyypillisesti seuraaviin ydinkysymyksiin vastaaminen:

Millainen on verkosto, joka parhaiten mahdollistaa strategisten tavoitteiden toteuttamisen pitkällä aikavälillä?
Millaisia toiminnallisia ja taloudellisia vaikutuksia verkoston muuttamisella on saavutettavissa?
Mikä on eri vaihtoehtojen elinkaarikustannus ja kuinka hyvin eri vaihtoehdot tukevat vastuullisuus- ja kestävyystavoitteiden saavuttamista?
Mikä on paras toimintamalli annetun verkostorakenteen puitteissa?Miten kuljetusreitit ja aikataulut tulisi järjestää optimaalisesti?

Toimipisteverkoston pitkän aikavälin suunnittelun voi käynnistää esimerkiksi uusien toimintatapojen tai -konseptien käyttöönotto, yritysvastuullisuuden tavoitteiden mukainen muutos, hiilijalanjäljen vähentämistarve, kustannustehokkuushanke, palveluiden tai tuotteiden kysynnän ennakoidut muutokset, toimitilojen uudistamisen tarve tai esimerkiksi tullaus- tai verotuskäytäntöjen muutokset. Yrityskauppatilanteissa on tarve arvioida, miten toiminnot organisoidaan ja minne ne sijoitetaan. Kuluttajatuotteita tai -palveluita tuottavissa organisaatioissa pyrkimys on digitalisaation avulla tuottaa enemmän palvelua asiakkaalle sähköisessä kanavassa, jolloin verkoston pitää myös usein muuttua. Investointihyödykkeiden logistiikka- ja valmistusketjut ovat usein pitkiä, jolloin verkoston kehittämisessä korostuvat logistiikka, paikalliset kumppanuudet sekä asiakkaiden maantieteellinen sijainti.

Julkisten ja sote-palveluiden verkostoissa asiakkaiden saavutettavuus, toiminnan tehokkuus, tilakustannukset sekä henkilöstönäkökulmat korostuvat yhä enemmän. Nopeasti muuttuva toiminta edellyttääkin uudenlaista systemaattisuutta verkostopäätöksissä. Valtion, kuntien ja maakuntien palveluille on tarvetta joka puolella Suomea, mutta rahoituspohjan niukentuminen ja verkoston energia- sekä hiilijalanjäljen vähentäminen edellyttävät toiminnan kehittämistä ja tilojen tiivistämistä, mikä voi tarkoittaa tilojen laajempaa yhteiskäyttöä.

Tilakustannusten minimoinnin sijaan verkoston kehittämisen keskiössä tulisi olla toiminnan kokonaiskustannustehokkuus, palvelukyky sekä pitkällä aikavälillä muodostuvat vaikutukset kuten elinkaarikustannus ja hiilijalanjälki.

Väärällä verkostopäätöksellä pahimmillaan lukitaan tilat epäoptimaalisiin sijainteihin vuosikymmeniksi, estetään toiminnan kehittäminen ja karkotetaan asiakkaat.

Hyvällä valmistelulla taas verkostoa pystytään kehittämään pitkäjänteisesti suuntaan, joka mahdollistaa strategian toteuttamisen. Hyvään valmisteluun kuuluvat myös huolellinen vaihtoehtoisten skenaarioiden vertailu sekä toiminnallisten ja taloudellisten vaikutusten arviointi.

Miten toimipisteverkostoanalyysi toteutetaan?

Kullekin verkostoanalyysille laaditaan tavoitteiden perusteella työsuunnitelma, ja sen pohjalta työ voidaan toteuttaa laadukkaasti ja tehokkaasti. Riippumattomana ulkopuolisena asiantuntijana varmistamme, että analyysiin sisällytetään olennaiset arviointikohteet, ja vaihtoehdot arvioidaan puolueettomasti – todennettujen nykytilan faktojen sekä tulevaisuusmallinnusten ja simulaatioiden avulla.

Verkostoanalyysi sisältää tyypillisesti seuraavat päävaiheet:

tavoitteiden määrittely
nykytilan kuvaus, tiedonkeruu ja analyysi
vaihtoehtoisten skenaarioiden määrittely
skenaarioiden mallintaminen ja vertailu
johtopäätökset ja raportointi.

Tavoitteiden määrittelyn yhteydessä voidaan määrittää, mitkä ovat suurimmat sallitut muutokset tilakustannuksissa, toiminnan kustannuksissa, saavutettavuudessa tai matka-ajassa. Verkostolle voidaan myös asettaa tarkastelujakson tavoitteellinen enimmäisinvestointibudjetti.

Nykytilan kuvaamisessa ja skenaarioiden määrittelyssä korostuu asiakkaan johdon ja asiantuntijoiden osallistuminen työhön mm. työpajojen, kohdekäyntien sekä prosessikuvaustyön muodossa. Skenaarioiden kehittämisessä voidaan käyttää optimointia, ja luoda vertailukohdaksi nykytilalle esimerkiksi kuljetustehokkuuden, asiakassaavutettavuuden tai tilatehokkuuden näkökulmista optimaaliset ns. tyhjän pöydän vaihtoehdot. Näin saadaan dataa eri muuttujien vaikutuksesta ja voidaan kehittää nykytilaskenaariosta parannettuja versioita eri painotuksilla.

Analyysit toteutetaan käytössämme olevilla moderneilla menetelmillä, hyödyntäen mm. paikkatietoanalytiikkaa, simulointia, optimointia sekä sidosryhmille ja asiakkaille suunnattuja kyselyitä. Tiedonkeruussa hyödynnetään aiempia suunnittelutietoja sekä tarkempaa aineistoa sekä julkisista lähteistä että asiakkaan keskeisistä ydintoiminnan tietojärjestelmistä. Dataa täydennetään tarvittaessa mittausten ja havainnointien avulla. Tarkempaa tietoa tuotanto- ja logistiikkalaitosten toiminnasta voidaan tuottaa laitoskohtaisilla tarkemmilla simulointimalleilla.

Tilaus-toimitusketjun simulointimalli

Simulointi on edullinen, nopea ja turvallinen tapa tutkia logistisen ketjun sekä laitosten ja järjestelmien toimintaa ja tunnuslukuja. Tietokonesimulointi merkitsee todellisen tai suunnitteilla olevan järjestelmän vaikutusten jäljittelemistä ajassa. Tapahtumapohjaisen simuloinnin etuna on se, että logistiikkajärjestelmien analysoinnissa voidaan huomioida riittävällä tarkkuudella olennaiset yksityiskohdat. Toisistaan riippuvien tapahtumien, logistiikan ohjaustapojen sekä parametrien yhdysvaikutukset saadaan huomioitua ennustettaessa simuloinnin avulla mallinnettavan systeemin tuloksia.

Esimerkiksi simuloinnilla voidaan sovittaa yhteen käsittelylaitoksen sisään tulevien toimitusten aikataulut, lähtevien toimitusten aikataulut sekä kapasiteetti eri vuorokaudenaikoina. Logistiikan työprosesseja, toimitusketjun ohjausta sekä laitekapasiteettia on helppo muuttaa simuloinnissa, jolloin yksittäisten muutosten vaikutus saadaan näkyviin koko toimitusketjussa. Simulointimallissa voidaan hyödyntää olemassa olevia lähtötietoja mm. toiminnanohjausjärjestelmästä, reittisuunnittelusta, varastonhallintajärjestelmästä sekä menetelmä- ja prosessikuvauksista.

Simulointimalli tuottaa tunnuslukuja eri skenaarioiden vertailuun. Numeerisen simuloinnin lisäksi tapahtumien päivittämistä voi seurata graafisesti kolmiulotteisena animaationa, jolloin tulosten tulkitseminen nopeutuu ja helpottuu. Samaa mallia ymmärtävät niin työntekijät, markkinointi kuin operatiivinen johtokin.

Simuloinnin avulla voidaan analysoida yksityiskohtaisesti eri toimipisteissä palveluiden ja tuotteiden tuotannolle tarvittavat resurssit (tilat, laitteet, henkilöstö). Esimerkiksi suuremman tuotantoyksikkökoon mahdolliset skaalaedut saadaan todennettua faktojen avulla. Kiinteistökustannusten asiantuntijat ja tilatietoasiantuntijat asiakkaan puolelta tai Delfoin kumppaniverkostosta pystyvät määrittämään mallinnetun tilamäärän perusteella, mikä on esimerkiksi uuden, kevyesti peruskorjattavan tai raskaasti muutettavan tilan vuokrakustannus.

Paikkatietojärjestelmän hyödyntäminen (Geographic Information Systems, GIS)

Paikkatietoanalytiikalla on keskeinen rooli verkoston kokonaisoptimoinnissa. Sen avulla voidaan mm. mallintaa toimipisteiden saavutettavuus eri asiakassegmenteille vertailtavissa skenaarioissa. Paikkatietoanalytiikan avulla voidaan myös mallintaa, kuinka paljon asiakkaan kuljettaminen tai omatoiminen kulkeminen muuttuu, jos toimipisteiden määrää vähennetään ja osa niistä sijoitetaan uudelleen. Vertailukohdaksi voidaan analytiikkaa hyödyntäen myös luoda tyhjältä pöydältä täysin uusi verkostovaihtoehto, joka on optimoitu valittujen parametrien suhteen. Paikkatietoanalytiikkaa voidaan hyödyntää myös kuljetusaikojen ja matkojen mallintamisessa sekä kuljetus- ja logistiikkakustannusten laskennassa. Myös henkilöstön saatavuus tai kumppaneiden läheisyys voidaan laskea yhteismitallisella tavalla analytiikkaa hyödyntäen.

Tulokset ja johtopäätökset tiivistetään visuaalisesti havainnolliseen muotoon, ja yksityiskohtaiset oletukset ja analyysit dokumentoidaan läpinäkyvällä tavalla asiakkaalle hyödylliseen muotoon.