Järvenpäästä mallia sote-toiminnan kehittämiseen ja suunnitteluun
Järvenpään uusi sosiaali- ja terveyskeskus on saanut paljon kiitosta käyttäjiltä, ja onnistuminen on herättänyt kiinnostusta laajasti niin Suomessa kuin kansainvälisestikin. Toimintaa ja palvelua on saatu kehitettyä, ja kehitys jatkuu vielä rakennuksen käyttöönoton jälkeenkin. Kaksi keskeistä tekijää JUST:n onnistumisessa olivat prosessien kehitys- ja simulointityön toteuttaminen tiiviissä aikataulussa sekä modernin tuotannonsuunnittelu- ja ohjaustyökalun käyttöönotto sote-toiminnan päivittäisen tehokkuuden varmistamiseen. Delfoin Lean simulointi- ja prosessienkehityspalvelut, sekä Delfoi Planner-toiminnansuunnitteluratkaisun käyttöönotto onnistuivat erinomaisesti, ja aiheesta kiinnostuneille on seuraavassa tarjolla lisätietoa. Jokaisen sote-hanketta harkitsevan tai vetävän kannattaisi ottaa oppia JUST:n onnistumisista!
LEAN-kehitys- ja simulointipalvelut suunnitteluvaiheessa
JUST:iin muutti toimintaa useasta pienemmästä yksiköstä, ja toimintaa sekä tehokkuutta ei vanhoissa yksiköissä oltu puutteellisten tilojen vuoksi pystytty ratkaisemaan optimaalisella tavalla. Uusien tilojen tiedettiin mahdollistavan tehokkaampi toiminta ja vaikuttavuutta lisäävät palvelut asiakkaille. Kehitystavoitteiden määrällistä asettamista ja tarvittavien toimenpiteiden suunnittelua oli jo aloitettu, mutta täsmällisen ja luotettavan suunnitelman luomiseen JUST päätti ottaa Delfoin kumppaniksi aiempaan kokemukseen sekä alansa parhaisiin simulointiratkaisuihin perustuen.
Työ aloitettiin tiiviillä aikataululla ja työhön osallistui laajasti edustajia jokaisesta JUST:n käyttäjätoiminnosta. Ensi vaiheessa luotiin kattava, faktoihin perustuva käsitys nykytilanteesta, toiminnan lähtötason tuottavuudesta ja kehittämispotentiaalista. Käyttäjien kanssa tunnistettiin toiminnan ja tilojen tärkeimmät kehittämiskohteet, sekä asetettiin kunnianhimoiset tavoitteet tulevaisuuden toiminnalla. Keskeisimmät uudet ratkaisut testattiin ensin simuloinnilla, ja sen jälkeen toiminnan vaatimukset lukittiin ja asetettiin tilasuunnittelun vaatimuksiksi. Tilasuunnittelun edetessä vaihtoehtoisia tilaratkaisuja testattiin vielä tarkemmalla tasolla, esimerkiksi akuuttiosaston sisäinen henkilöstön kulkumatka ja -aika testattiin valitulla toiminta- ja logistiikkakonseptilla.
Simuloinnin avulla huomio saatiin kiinnitettyä oikeisiin asioihin, ja esimerkiksi suun terveydenhuollossa ja avovastaanotolla kehitettiin täysin uusia prosessimalleja, joilla toiminnan sujuvuutta ja tehokkuutta on saatu nostettua uudelle tasolle. Kokonaisuudessa simulointi kattoi kymmeniä yksittäisiä kehityskohteita. Kehityskohteet mahdollistavat jopa yli 9% tuottavuusparannuksen toiminnassa. Osa niistä toteutui jo ennen rakennuksen käyttöönottoa, osaa toteutetaan parhaillaan, ja osa saadaan toteutettua vasta myöhemmin 2020-luvulla. Joka tapauksessa simuloinnin avulla on varmennettu kehittämispolku, ja ennen kaikkea se, että uudet tilat tukevat uusia toimintamalleja.
Läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta toiminnan suunnitteluun Delfoi Planner -ratkaisulla
Prosessien kehittämistyön yhtenä lopputuloksena havaittiin JUST:ssa tarve kehittää myös toiminnan päivittäistä suunnittelua ja ohjausta. Uusien tehokkaampien toimintamallien myötä sekä henkilöstön että tilojen ajankäyttöön liittyvää hukkaa on tarkoitus poistaa merkittävästi. Esimerkiksi vastaanottopalveluiden oikea-aikaisuus edellyttää, että työntekijä, potilas, tila sekä mahdollisesti tarvittavat laiteresurssit kohtaavat oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa. Vanhoilla suunnittelukäytännöillä sekä Excel- ja ruutupaperipohjaisilla työkaluilla JUST:n toiminnan suunnittelu ei olisi ollut mahdollista. Havaittujen tarpeiden perusteella JUST:ssa päätettiinkin ennakkoluulottomasti lähteä kehittämään uusia suunnitteluprosesseja, sekä hankkimaan niitä tukeva moderni toiminnansuunnittelutyökalu.
Delfoilla oli jo ennestään mittava kokemus teollisuuteen toimitetuista suunnittelu- ja ohjausjärjestelmistä (Advanced Planning & Scheduling system). Ratkaisua on käytetty myös terveydenhuollossa jo yli 10 vuotta karkean tason suunittelussa, ja JUST:n hankkeen tarpeista lähtien Planner-tuotetta kehitettiin myös tarkempaan suunnitteluun ja ohjaukseen sopivaksi. Kehitystyössä mukana olivat tiiviisti varsinkin Järvenpään JUSTin toiminnansuunnittelusta ja -ohjauksesta vastaavat sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset. Delfoi Planner ratkaisu mahdollistaa helppokäyttöisen ja läpinäkyvän selainpohjaisen työkalun suunnittelijoiden avuksi joustavasti pilvipalveluna. Suunnittelussa huomioidaan eri vaiheet aina ennusteiden luonnista päivittäisten tehtävien ja resurssien käytön suunnitteluun.
Suunnitteluympäristö on käyttäjän muokattavissa, jolloin muutosten tekeminen on helppoa. Integraatioilla poistetaan turhat manuaaliset tiedonsiirron työvaiheet. Esimerkiksi ovenpieli- ja infonäyttöjen sekä ajanvarausjärjestelmien integroinnit vähentävät huomattavasti työtaakkaa. Lisäksi työntekijöille mobiilisti nähtävissä olevat työlistat nopeuttavat suunnitelman päivittäistä kommunikointia. Teknologisen edelläkävijyyden lisäksi Delfoi Planner mahdollistaa JUST:lle kokonaan uudenlaisen suunnitteluprosessin, jossa kaiken lähtökohtana ovat Asiakastarpeet ja toiminnan suunnittelu niin, että tarpeisiin voidaan vastata täsmällisesti ja tehokkaasti, ilman ylimääräistä hukkaa toiminnassa tai suunnittelutyössä. Uskomme vahvasti, että JUST:n esimerkkejä noudattavat toimijat tulevat jatkossa pärjäämään myös uuden sote-lainsäädännön myötä lisääntyvän kilpailun olosuhteissa!
